Todo lo que deberías saber sobre la firma electrónica

La tecnología ha cambiado el mundo de las comunicaciones, el transporte, el entretenimiento y también las gestiones. Ya no es necesario acudir de forma presencial a un lugar para firmar un contrato o esperar largas colas para presentar la declaración de la renta. 

Documentos digitales como las firmas electrónicas facilitan estos trámites y tienen la misma validez que una rúbrica en papel, con la ventaja de la sencillez, la seguridad y el ahorro de tiempo. 

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Más fácil

La firma electrónica es un conjunto de datos que permite firmar documentos online de forma segura con la misma validez legal que una manuscrita. “Esta firma se puede usar tanto con la Administración como con otras entidades e incluso particulares”, matiza Alejandro Castellano, director de márketing de Billin, una plataforma que facilita gestiones a pymes y autónomos.

Existen tres tipos de firmas electrónicas según la regulación española y europea, explica Pau Mestre, legal manager y delegado de protección de datos de Signaturit. La firma electrónica simple o general es un mensaje con datos asociados, por ejemplo, una aceptación de términos y condiciones de uso, el pin para sacar dinero de un cajero o un click en la casilla de aceptar. Ofrece mayores garantías la firma electrónica avanzada, ya que se encuentra vinculada al firmante de manera única y permite identificarle. “Conlleva más datos asociados, como la seguridad de que el mensaje no se puede modificar o la capacidad de identificación del sujeto”, continúa el experto. Por último, si la firma electrónica avanzada cuenta con un certificado cualificado se llama firma electrónica cualificada “y tiene un efecto jurídico equivalente al de una firma manuscrita”, detalla Mestre. 

Sin bolígrafo ni papel

Para poder realizar una firma electrónica, es necesario contar con un certificado digital, como los que emite la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre, o como el DNI electrónico, que autentifica la identidad del firmante. Estos certificados relacionan la firma electrónica con la identidad personal del usuario y es lo que le da el poder para ser firmante. 

Una vez que el certificado está activo, la firma digital presenta gran variedad de posibilidades, además de olvidarnos del papel y el bolígrafo. “Se pueden firmar contratos, facturas electrónicas, acuerdos de confidencialidad, entre otras muchas cosas”, enumera Mestre. Además, las empresas transmiten “una imagen innovadora” al permitir estos trámites online, de forma rápida y segura. 

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Conceptos confusos 

Al tratarse de términos tan similares, en ocasiones pueden generar confusión y, aunque frecuentemente se utilizan como sinónimos, la firma digital y electrónica no son lo mismo. “La firma electrónica es un término de naturaleza jurídica que da fe de la voluntad del firmante y, en consecuencia, tiene efectos legales. Mientras, la firma digital es un concepto técnico que hace referencia a la encriptación de los datos de un documento para conferirles mayor seguridad”, subraya Mestre.

Lo mismo ocurre con el certificado digital. “Es un archivo que contiene nuestros datos identificativos, confirmados por un organismo oficial, es decir, se ha acreditado que corresponde a esa persona física”, aseguran desde Billin. “Este documento es obligatorio para poder consultar y realizar trámites con la administración pública. Con el certificado puedes realizar la firma y un tipo de certificado es el DNI electrónico”, aclara la Policía Nacional.